HR-Software out-of-the-box

Die digitale Welt verändert die Unternehmen und damit auch das Personalmanagement: Geschwindigkeit und Komplexität nehmen zu. In kleinen Unternehmen mag die klassische Papierakte kombiniert mit Excel-Tabellen gerade noch funktionieren. Aber sobald die Mitarbeiterzahl steigt, werden administrative Prozesse zu aufwendig, unübersichtlich und fehlerhaft. Gleichzeitig brauchen Unternehmen mehr denn je motivierte Belegschaften mit den richtigen Qualifikationen, gemischt aus jungen Talenten und erfahrenen Experten.

Wie kann ich eine Schlüsselposition schnell wiederbesetzen? Wie fördere ich meine Top-Mitarbeiter? Welche Fähigkeiten sollte die Konstruktionsabteilung durch Weiterbildung dazugewinnen? Fragen dieser Art stellen sich Personalverantwortliche jeden Tag. Für konkrete Antworten lassen sich die Chancen der Digitalisierung nutzen: HR-Softwarelösungen sammeln und verdichten die relevanten Daten, reduzieren operative und administrative Aufwände und schaffen Transparenz. Auf dieser Basis treffen Personalverantwortliche schnelle und fundierte Entscheidungen und erhalten neue Freiräume, ihre Rolle strategischer auszuüben.

Das Ziel: HR-Prozesse digitalisieren

Das Ziel ist klar: HR-Prozesse sollen digitalisiert und verbunden, Aufgaben automatisiert und einfacher werden. Für den Weg dorthin gibt es allerdings zwei grundsätzliche Optionen. Diese sollten Unternehmen vor einer Einführung mit ihren Anforderungen abgleichen.

Die erste Option eignet sich vor allem für größere Unternehmen, die ihre bestehenden Prozesse möglichst beibehalten möchten. Hier bietet sich ein komplett individuelles IT-Projekt an, in dem die gewünschten Prozesse in einer neuen Lösung abgebildet werden. Dafür müssen die Projektverantwortlichen die Prozesse genau definieren, visualisieren und dann als Testfälle durchspielen, um eine möglichst fehlerfreie Software zu erhalten.

Viele Unternehmen und kleine Personalabteilungen scheuen sich allerdings, eine umfassende HR-Lösung für alle Aufgaben einzuführen. Sie haben Sorge, dass die Kosten im Laufe der Einführung explodieren, dass zu viele Mitarbeiter aus HR und der IT über Monate eingebunden sind oder dass nach der Implementierung der erhoffte Return on Investment auf sich warten lässt.

Deshalb ist es klug, auch die zweite Option ins Auge zu fassen, nämlich Best-Practice-Paketlösungen, die HR-Kernkomponenten enthalten, etwa für den Bereich Administration, Recruiting oder Weiterbildung. Diese Out-of-the-Box-Lösungen sind vor allem für mittelständische Unternehmen geeignet, denen bewährte Prozesse, ein fixer Kostenrahmen und eine schnelle Umsetzung wichtig sind. Sie profitieren in kurzer Zeit von einer hohen Qualität der Prozesse, die ein bisher uneinheitliches oder unstrukturiertes Arbeiten ablösen.

Das sollten Sie bei der Auswahl einer Best-Practice-Lösung beachten:

1. Einführungsmethode: Achten Sie darauf, dass die Best-Practice-Lösung nicht nur digitale Technologien liefert, sondern auch eine sichere und schnelle Methode für die Einführung. Geeignete Anbieter arbeiten mit einem vordefinierten Projektplan, mit Meilensteinen und agilen Methoden.
2. Valide Prozesse: Sie sind der Kern jeder Best-Practice-Lösung. Mit ihnen stellt der Anbieter eine hohe Qualität sicher, denn die Prozesse (und Rollen) wurden bereits in der Vergangenheit ausführlich getestet.
3. Prozess-Visualisierung: Eine übersichtliche, grafische Darstellung der Prozesse erleichtert der HR-Abteilung das Verständnis für die neuen Abläufe (s. Beispielhafte Abbildung).
4. Funktionsbeschreibung: Je umfassender Ihre Lösung skizziert wird, desto sicherer können Sie sein, dass Ihre Anforderungen erfüllt werden.
5. Testcockpit: In diesem können die Projektverantwortlichen typische HR-Fälle mit Testskripten durchspielen, um die Funktionalitäten zu prüfen. Das geht besonders schnell, wenn bereits standardisierte Testskripte vorliegen.
6. Projektdauer: Bereits nach zwei bis sechs Monaten Projektdauer (je nach Ausbaustufe) sollten die Endanwender ihre neue Lösung voll einsetzen können.
7. Technologie: Machen Sie bei der Software-Auswahl mit den Vorteilen einer Cloud-Lösung vertraut. Dazu gehören Hochverfügbarkeit, Aktualität der Software, mobiler Zugriff und die Vereinfachung des IT-Betriebs.
8. Support: Achten Sie darauf, dass der Anbieter auch nach Projektabschluss einen laufenden Support gewährleistet.